Certificarea Faptelor de către Notarul Public
Conform art. 149 din Legea 36/1995, notarul public are dreptul de a certifica anumite fapte pe care le constată personal, în baza cerinței părților. Aceste fapte pot include o gamă largă de situații care nu sunt reglementate exclusiv de alte autorități sau organe ale statului. Iată principalele fapte pe care notarul public le poate certifica:
1. Certificarea faptului că o persoană este în viață
Notarul public poate certifica faptul că o persoană este în viață, pe baza unor dovezi pertinente sau observațiilor directe. Aceasta poate fi necesară în cazul în care un act juridic, testament sau alt document necesită confirmarea statutului de viață al unei persoane pentru a valida o cerere, o succesiune sau orice alt demers administrativ.
Exemplu: Confirmarea statutului de viață al unei persoane care beneficiază de anumite drepturi financiare sau care are obligații legale în vigoare.
2. Certificarea faptului că o persoană se află într-un anumit loc
Notarul public poate atesta că o persoană se află într-un anumit loc, dacă aceasta este prezentă acolo în momentul cererii. Acest tip de certificare poate fi util în diferite situații juridice, cum ar fi pentru participarea la proceduri legale, semnarea unor acte sau îndeplinirea unor obligații.
Exemplu: Certificarea prezenței unei persoane la sediul unui birou notarial pentru semnarea unui act important, în vederea desfășurării unei proceduri juridice.
3. Certificarea faptului că persoana din fotografie este aceeași cu persoana care cere certificare
Notarul poate certifica, pe baza unei comparații între fotografia subscrisă și persoana care se prezintă pentru legalizarea actelor, că acestea sunt aceleași. Acesta este un serviciu frecvent solicitat atunci când persoanele doresc să autentifice documente sau să participe la proceduri care necesită confirmarea identității.
Exemplu: Emiterea unei încheieri în care notarul confirmă că persoana din fotografie este aceeași cu solicitantul.
4. Certificarea faptului că o persoană, ca urmare a unei somații sau notificări, s-a prezentat ori nu într-o anumită zi și oră într-un anumit loc
Notarul public poate certifica prezența sau absența unei persoane la o întâlnire sau la un eveniment, ca urmare a unei notificări sau somații prealabile. Acest tip de certificare este frecvent utilizat în proceduri legale, inclusiv în cadrul unor litigii sau în cadrul unor proceduri administrative care presupun respectarea termenelor.
Exemplu: Certificarea faptului că o persoană a fost prezentă la o întâlnire de conciliere, în cadrul unui litigiu.
5. Certificarea rezultatelor tombolelor, tragerilor la sorți, concursurilor sau loteriilor publicitare
Notarul public poate atesta rezultatele tombolelor, tragerilor la sorți, concursurilor sau loteriilor publicitare. Acesta se poate ocupa de verificarea procedurilor și rezultatelor, asigurându-se că acestea sunt corecte și conforme cu regulamentele stabilite. Certificarea poate include identificarea câștigătorilor și validarea procesului.
Exemplu: Validarea și certificarea câștigătorilor unui concurs organizat de o companie, în conformitate cu regulamentele legale și procedurale.
6. Certificarea site-urilor, programelor informatice sau a altor produse
Notarul public poate certifica autenticitatea unui site web, a unor programe informatice sau a altor produse, având rolul de a valida informațiile sau materialele respective. Acest serviciu poate fi necesar în situații în care este nevoie de confirmarea veridicității unor date sau documente electronice.
Exemplu: Certificarea unui site de comerț electronic sau a unei campanii publicitare pentru a dovedi autenticitatea și legalitatea acestora în fața autorităților sau a instanței.
7. Certificarea altor fapte care nu sunt în competența exclusivă a altor organe
Notarul public poate certifica și alte fapte care nu intră în competența altor autorități sau instituții, cu condiția ca acestea să fie de competența sa legală și să nu fie reglementate prin alte norme specifice. Acest serviciu permite notarului să ateste diverse situații factuale din viața de zi cu zi care necesită o confirmare oficială.
Exemplu: Certificarea unor evenimente sau fapte care nu sunt reglementate de autorități administrative sau judiciare, dar care pot avea implicații legale.
8. Certificarea proceselor verbale și hotărârilor emise de organele competente (Art. 150 din Legea 36/1995)
Conform art. 150, notarul public poate certifica la cerere procesele verbale sau hotărârile emise de organele competente, confirmând procesul prin care au fost stabilite calitatea și identitatea semnatarilor acestora. Aceasta include actele emise de autoritățile administrative, autoritățile judiciare sau orice altă autoritate care necesită validarea unui document oficial de către notarul public.
Exemplu: Certificarea unui proces verbal de ședință sau a unei hotărâri emise de un consiliu local, unde notarul confirmă identitatea și calitatea semnatarilor documentului.
Darea de Dată Certă Înscrisurilor Prezentate de Părți
Prin procedura de dare de dată certă, notarul public confirmă faptul că un anumit act a existat la o dată specifică, dată care va fi menționată în încheierea emisă de notar. După această confirmare, data trecută în încheiere nu mai poate fi contestată ulterior de către terți. Această procedură este importantă atunci când părțile sunt în posesia unui înscris sub semnătură privată, adică un document încheiat doar între ele, fără intervenția vreunei autorități publice sau notariale, dar doresc să facă dovada că actul respectiv exista la o anumită dată anterioară.
Pașii pentru efectuarea procedurii de dare de dată certă
- Prezentarea înscrisului
Părțile trebuie să prezinte documentul pe care doresc să-l înregistreze cu dată certă. Acest document poate fi orice înscris sub semnătură privată, care nu are, de regulă, data certificată de o autoritate competentă. - Verificarea actului
Notarul public va verifica autenticitatea documentului, va analiza conținutul acestuia și va stabili că actul este complet și că părțile implicate au capacitatea de a încheia un astfel de act. În această etapă, notarul nu face decât să ateste existența documentului, nu conținutul acestuia. - Emiterea încheierii de dată certă
După ce notarul public se asigură că documentul respectă toate condițiile legale, acesta va întocmi o încheiere notarială, în care va menționa data exactă la care actul a fost prezentat. Astfel, notarul va conferi documentului o dată certă, care nu poate fi contestată ulterior de către terți. - Semnătura și sigiliul notarului
Actul cu data certă va fi semnat de notar și va purta sigiliul acestuia, iar părțile vor primi un exemplar al înscrisului, completat cu încheierea notarială ce certifică data exactă la care acesta a fost prezentat.
Utilitatea procedurii de dare de dată certă
Procedura este utilizată atunci când părțile dețin un înscris sub semnătură privată care a fost încheiat între ele, dar doresc să facă dovada că acel act a existat la o anumită dată, fără a apela la o autoritate publică pentru a-l autentifica în prealabil.
De exemplu, aceasta este frecvent utilizată în următoarele situații:
- Contracte de vânzare de bunuri mobile care nu au fost încă înregistrate sau nu au fost supuse procedurii de autentificare notarială, dar în care se dorește confirmarea datei încheierii contractului.
- Acorduri sau convenții private între persoane fizice sau juridice, care necesită un termen clar de valabilitate, iar părțile trebuie să dovedească existența unui anumit acord la o anumită dată.
- Testamente olografe sau alte acte sub semnătură privată, pentru care se dorește să se ateste că documentul a fost redactat la o anumită dată anterioară.
Primirea în Depozit a Înscrisurilor și Documentelor Prezentate de Părți
Părțile au posibilitatea de a depune înscrisuri (diferite tipuri de acte autentice sau sub semnătură privată) sau documente (acte de stare civilă, hotărâri judecătorești, acte administrative, evidențe fiscale sau bancare, etc.) spre păstrare la biroul notarial, pentru o perioadă mai scurtă (câteva zile) sau mai lungă (luni sau ani), în funcție de nevoile lor concrete. Această procedură este extrem de utilă pentru situațiile în care mai multe părți nu se înțeleg cu privire la care dintre ele să păstreze actele respective (de ex.: cazul moștenitorilor în cadrul procedurii succesorale) sau atunci când, din motive practice, părțile nu se mai pot întâlni personal la momentul în care aceste acte trebuie predate conform înțelegerii prealabile (de ex.: vânzătorul este stabilit în străinătate și trebuie să-i predea cumpărătorului actele de proprietate în original la data achitării integrale a prețului vânzării).
Notarul public va înregistra documentele depuse și va emite un proces-verbal de depozit, în care se va consemna faptul că documentele au fost primite în custodie și condițiile de depozitare (termenul de păstrare, datele de identificare ale părților, numele documentelor, etc.).
Pașii pentru efectuarea procedurii de primire în depozit
- Depunerea documentelor
Părțile vor prezenta la birou actele sau documentele pe care doresc să le depoziteze. Acestea pot fi atât documente originale, cât și copii, în funcție de tipul de depozit solicitat. Notarul va verifica identitatea părților și autenticitatea documentelor depuse. - Verificarea și înregistrarea documentelor
Notarul va verifica dacă documentele sunt complete și conforme, apoi le va înregistra în sistemul său notarial. În acest moment, părțile vor semna pentru predarea documentelor și vor primi o copie a procesului-verbal de depozit. - Eliberarea unui proces-verbal de depozit
După depunerea documentelor, notarul public va întocmi un proces-verbal de depozit, în care se vor specifica detaliile documentelor, perioada de depozitare și condițiile de returnare. Acesta va fi semnat de notar și de părțile implicate. - Retragerea documentelor
La finalizarea termenului de depozitare sau la cererea părților, documentele vor fi restituite, în conformitate cu acordul părților. În acest caz, notarul va emite un proces-verbal de restituire.
Utilitatea procedurii de primire în depozit
Această procedură este utilă în următoarele cazuri:
- Conflict între părți cu privire la cine ar trebui să păstreze actele (de exemplu, moștenitori care nu pot ajunge la un acord asupra documentelor).
- Imposibilitatea întâlnirii personale a părților (de exemplu, vânzătorul care locuiește în străinătate și trebuie să predea documentele cumpărătorului doar atunci când acesta achită întreaga sumă).
- Necesitatea păstrării documentelor pentru o perioadă determinată, care poate varia de la câteva zile până la câțiva ani (de exemplu, în cazul unui contract de vânzare, până la înregistrarea proprietății).
- Documente importante care trebuie păstrate în siguranță, dar care nu pot fi lăsate în posesia uneia dintre părți, din diverse motive (conflicte juridice, necesitatea unei păstrări într-un loc sigur).
Avantajele procedurii de primire în depozit:
- Siguranță juridică: Depozitarea documentelor la biroul notarial conferă o siguranță juridică sporită. Părțile pot fi sigure că actele sunt păstrate într-un loc autorizat, sub custodia unui notar public.
- Confidențialitate: Părțile beneficiază de confidențialitate totală în legătură cu documentele depozitate, fiind protejate de accesul neautorizat al terților.
- Dovadă a existenței actului: În cazul unui litigiu ulterior, procesul-verbal de depozit poate fi folosit ca dovadă că documentele au existat la o dată anume și că au fost păstrate în mod corespunzător de notarul public.
Actele de Protest al Cambiilor, al Biletelor la Ordin și al Cecurilor
Protestul reprezintă un act notarial prin care notarul public constată refuzul celui obligat de a plăti sau accepta plata unui titlu de valoare, cum ar fi cambii, biletele la ordin sau cecurile. Scopul protestului este de a oferi o dovadă oficială și autentică a refuzului de plată, documentul putând fi folosit ulterior în instanță sau în diverse proceduri juridice.
Pașii pentru efectuarea procedurii de protest:
- Prezentarea titlului de valoare (cambii, bilet la ordin, cec)
Părțile implicate (în special deținătorul titlului de valoare) vor prezenta cambii, biletele la ordin sau cecurile la biroul notarial. Acestea trebuie să fie în original și să conțină toate informațiile necesare privind termenii de plată și refuzul celui obligat. - Verificarea termenului de plată
Notarul va verifica dacă termenul de plată al titlului de valoare a fost depășit sau dacă cel obligat a refuzat să plătească suma datorată, conform dispozițiilor legale prevăzute în Legea nr. 58/1934 (pentru cambii și biletele la ordin) sau Legea nr. 59/1934 (pentru cecuri). - Redactarea actului de protest
După verificarea documentelor și constatarea refuzului de plată, notarul va redacta un act de protest. Acesta va include informațiile relevante, cum ar fi: data și locul protestului, numele și datele părților implicate, detalii despre titlul de valoare și motivul refuzului. - Semnarea protestului
Actul de protest va fi semnat de notarul public și de părțile implicate, iar ulterior va fi înregistrat în arhiva notarială. Notarul va înmâna părților o copie legalizată a actului de protest. - Îndeplinirea formalităților suplimentare (dacă este cazul)
În funcție de natura titlului de valoare, notarul poate fi obligat să întreprindă și alte formalități, cum ar fi notificarea părților sau înregistrarea protestului în diverse registre publice.
Utilitatea procedurii de protest
Procedura de protest este folosită în cazurile în care există refuzul de plată sau de acceptare a unui titlu de valoare. De obicei, aceasta se întâmplă în următoarele situații:
- Refuzul plății: Când persoana obligată să plătească suma prevăzută pe titlu (deținătorul cambiei, al biletului la ordin sau al cecului) nu își îndeplinește obligațiile de plată la termenul stabilit.
- Refuzul acceptării: Când cel care trebuie să accepte titlul de valoare refuză să-l accepte, chiar și în cazurile în care există o sumă ce trebuie achitată.
Costuri
Onorariile pentru autentificarea și îndeplinirea procedurilor notariale sunt reglementate prin Ordinul ministrului justiției (OMJ) nr. 177/C/2024 privind aprobarea onorariilor minimale și maximale pentru serviciile prestate de notarii publici. În cazul certificării faptelor și dării de dată certă, onorariul se stabilește pentru fiecare certificare sau încheiere emisă. Pentru primirea în depozit, se percepe un onorariu pentru fiecare perioadă de păstrare, iar pentru actele de protest al cambiilor, biletelor la ordin și cecurilor, onorariul se stabilește pentru fiecare titlu de valoare protestat.
În concluzie, toate aceste proceduri notariale sunt instrumente juridice importante care oferă siguranță și certitudine actelor juridice, asigurând protecția intereselor părților implicate și conferind forță probantă documentelor în raport cu terții.